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中国财务云服务研究院

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新冠肺炎疫情对财务数字化的影响及对策

2020-02-14 来源:财务云研究院


中兴新云服务有限公司

上海交通大学行业研究院会计审计行业研究团队

杭州电子科技大学中国财务云服务研究院




 一、疫情之下,数字经济发展提速


疫情防控是一场与病毒较量的战斗,也是一场社会治理信息化水平的大考。对于当下的疫情防控来说,小到远程办公、在线上课、线上问诊、到家服务,大到急需救治患者和床位信息之间的有效对接、医用物资需求和供给之间的有效调配,都必须依赖一张响应灵敏、高效运转的信息网。2003年的“非典”之后,京东、淘宝使得C端消费开始线上化,而此次新冠肺炎疫情将会引发新一轮B端(企业运营)的信息化和数字化。


放眼全国,各通信、科技企业已行动起来,运用大数据分析,支撑疫情态势研判、疫情防控部署以及对流动人员的疫情监测,助力政府精准施策。


1月10日至23日,从武汉流出了500万人。据百度地图慧眼迁徙大数据显示,60%到70%的人迁移到湖北各个地市,30%到40%流向全国各个省份和国外,这为疫情防控提供了精准的方向。


  • 在湖北,中兴、华为、三大运营商驰援武汉,3天建成武汉“小汤山”5G网络。5G+光纤双千兆网络技术,支撑了数千万人同步在线观看建设实景,让数亿遍及全国的“云监工”共同见证中国奇迹;5G+远程会诊系统/智能医护机器人的加速落地,为医务人员更安全、更高效救治病患保驾护航。


  • 在浙江,全国首张防控疫情“数字作战图”——疫情防控系统在温州市鹿城区上线,可利用云计算、大数据等技术对疫情进行有效布控及监控,助力全区疫情防控“数战数决”。


  • 在河北,牵手阿里巴巴紧急开发的河北省疫情防控信息管理平台即将上线,可对4类重点人群实行个案精准化管理;腾讯提供的“人群迁徙态势感知平台”,助力政府迅速作出防控决策。


在当前的流动人员疫情监测、追踪溯源,物资需求供给、资源调配等领域,大数据、人工智能、云计算、5G等数字技术都有绝佳的应用场景,加快重塑数字经济新模式。站在疫情的十字路口,企业要能够从“危”中寻“机”,通过信息化变革、数字化转型把困难转变为希望。


图1 新冠肺炎疫情防控大数据可视化展示[1]



 二、疫情带来的企业财务数字化机会


疫情肆虐下,中小企业防疫和运营的压力巨大,招工复工难、资金周转难、会计审计难以进行、年报披露受阻等问题突出。不过,危中有机,疫情之下,在众多上班族无法回到办公室的时期,兼顾在家隔离与在线工作的远程办公应用迎来了爆发增长机会。企业远程办公涉及到即时通讯、协同文档、在线会议、客户管理、合同管理、员工培训等多个领域的产品和服务,除了远程办公场景中的各种协同工具之外,企业运营在线化、数字化这一趋势也将加速发展。


财务是企业运营的重要支撑组织,在疫情时期,财务更需要积极应对,保证实时协同,支持业务运转,进行正常财务管理,更需要做好现金流预测、收入预测、成本&费用预测,以及长期对行业的影响预测等工作,帮助企业渡过危机。


此次疫情,对于财务的在线化、自动化和数字化,也将产生深远影响。


1、看不见的财务“战疫”


传统的财务工作,繁琐、手工而低效,基于纸面的信息传递方式以及效率低下的人工操作为典型特征,导致财务仅仅是简单的记录仪,无法实时、全面地采集和处理数据,无法实现对风险的有效控制,也不能向管理者提供决策支持,管理者的决策更多依赖于经验判断。过去,一些企业管理者关注业务,关注技术和产品,对于职能部门尤其是财务的信息化建设并不重视,导致财务部门封闭而落后,不仅员工体验差,财务也无法发挥“数据中心”的作用。


以前,在企业业务运营中,财务流程已经成为高效运营的障碍。在疫情爆发的特殊时期,传统的财务管理模式与业务正常运转的矛盾凸显。我们相信,近期及未来一段时间,大多数企业都会逐步实施财务在线化、自动化和数字化建设,以提高流程效率、释放人员精力,提升财务价值。并且,财务自动化和数字化建设,减少员工的线下沟通与操作,有助于防控疫情,财务数字化能辅助管理者进行未来预测,基于准确的信息应对危机、做出决策。


从发展阶段来看,我国的企业财务信息化已经走过了会计电算化、财务部门信息化、ERP业财一体化三个阶段。在这场悄然打响的财务“战疫”中,信息化、数字化技术为财务提供了更加精良的装备,财务部门会以“财务共享服务中心”为财务中台,实现从业务端采集数据到财务端加工、分析的全面在线、实时互联,并进一步推动财务自动化、数字化的发展。


2、财务数字化转型:企业“数字神经系统”


企业为所有的利益相关者创造价值,是员工、供应商、客户、金融机构、投资机构、审计机构、政府七大利益相关者的连接主体,连接越强大,企业越强大。会计,是企业经济行为的统计学表现,是企业最重要的信息循环,财务要通过信息强化这些连接,为利益相关者提供信息,成为企业“数字神经系统”。


图2 企业的七大利益相关者


疫情当下,面对即将到来的企业复工复产,财务作为利益相关者的信息中枢,也要考虑以何种方式与利益相关者快速建立安全有效的连接,为企业创造价值。


(1)面向员工:移动化、无纸化报销模式


传统的线下报销方式需要员工与领导、财务直接接触,在员工报销、领导审批、财务审核三个环节中,多次的交流、沟通效率低下,流程繁琐,并且存在着接触风险。为减少低效的沟通,杜绝接触式病毒传播,企业将迎来“线上报销”时代,实现“无纸化报销-无见面审批-无接触审核-电子化档案”的全流程线上化,让员工、领导和财务实现足不出户就能实时处理报销,杜绝病毒通过报销传播。


  • 员工端:移动报销,提单报销不接触

    员工报销时,通过发票采集系统自动导入微信卡包中的电子发票,也可利用拍照OCR智能采集各类纸质发票的结构化数据(如图3所示),系统自动完成验真查重,无缝对接至报销APP,员工简单勾选即可提单。同时,如有实物单据,员工可以投递至智能票据箱(如图4),不需要见面交票,不接触财务人员。


  • 领导端:线上审批,不见面更放心

      

    导随时随地可通过移动端查看单据,审批过程无需与员工会面。


  • 财务端:自动审核,财务处理更智能

      

    财务不再需要查看实物进行核验,只需查阅电子影像,更加安全;同时,智能审核系统根据预设审核引擎,以及智能OCR采集的结构化数据,辅助财务人员更快、更准确地进行审核与处理,企业合规更有保障。 

图5 员工费用报销的数字化流程


(2)面向供应商:在线协同、系统结算


企业与供应商间的交易事项,包括订单确认、验收入库、协同对账、供应商开票及结算。基于供应商协同平台,企业可以实现自动三单匹配及结算进度可视。企业收到供应商开出的发票,利用OCR识别发票结构化数据,在供应商协同平台自动完成三单匹配,确保供应商的发票信息和采购订单、到货验收单一致。三单匹配信息可传递至报账系统,经业务人员确认后提交付款申请,在财务人员完成后续资金支付流程后,供应商可通过在线查看结算状态,及时跟踪结算进程。


搭建供应商协同平台,深入推广供应商结算服务在线化,可实现企业与供应商间信息高效互通、打造共享共赢的数字化供应链,严格规避因人员流动带来的疫情防控风险。

图6 供应商协同平台PC端三单匹配界面示意


图7 供应商协同平台移动端界面示意


(3)面向客户:自动开票,智能匹配


企业与客户的交易过程,包括接收订单、发货确认、对账、发票开具、收款管理,可以通过客户协同平台、销项开票申请系统及智能收款认领系统支持面向客户的流程。


根据业务信息,经办人在销项开票申请发起开票申请,经过审批后,形成待开票数据,并对接税控系统开具发票,打印后交与客户(未来专票电子化后,发票可直接线上传递)。开票信息推送至报账系统,财务审核后,进行应收确认。在客户回款后,企业通过智能收款认领系统,同步银行流水,系统可智能匹配客户、合同、项目等业务信息,部分未匹配成功的收款由人工认领,实时高效的完成回款自动化确认。 

2012年以来,国家出台一系列政策力推电子发票,使得增值税电子普通发票得以广泛应用。2019年11月,李克强总理主持召开国务院常务会议,会议提出,在“2020年底前,实现增值税专用发票电子化”。


这一变革令人振奋,专票电子化,是推动企业数字化转型的引擎。不仅省却了纸张印刷成本和邮寄成本,对于交易双方,也极大地缩短发票流转、交接和处理的时间,电子发票将纸面非结构化的数据,直接转化成结构化数据,交易双方可以线上进行数据交互,大大降低了社会的交易成本。对于企业来说,无需经过OCR识别,就可以获取发票承载的所有数据,一方面,员工报销、供应商采购、客户销售,以及纳税申报的流程,都可以实现自动化和智能化,另一方面,数据是企业未来最宝贵的资产,这些交易数据,将描绘企业经营的全景图,为企业的预测与决策提供支持。


(4)面向税务:内外系统集成互联,实现信息报送自动化


为防止疫情传播,税务机关纷纷引导纳税人、缴费人利用电子税务局、手机办税app、智能远程视频等办税新模式,避免人与人面对面的办税情况,消除疫情传播的土壤。为了更好地完成线上纳税申报,企业需要搭建统一的税务信息共享平台,支持发票、申报、风控等环节涉及的税务管理需求,实现税务管理的在线化、自动化,也为未来充分挖掘税务大数据提供数据基础。

图10 税务循环



 三、后疫情时代,企业财务数字化之道


1、面向利益相关者,建立广泛的数字化连接


疫情之下,非接触式的自动化、智能化、数字化企业运营能力,既保障了社会经济的平稳有序运行,也能够促进企业业务合规高效运转。作为企业信息管理的核心部门,财务需要帮助企业与其利益相关者之间建立更广泛的数字化连接,实现数据传递与处理的全面在线、实时互联,完成从价值守护到价值创造的“蝶变”。


中国许多大型企业已经实现了制造的自动化,并利用信息化实现了内部连接的数字化。发展的下一步,企业需要通过“信息中枢”——财务,实现外部连接的数字化[2]


  • 与客户连接的数字化。如果企业不能够跟客户之间做到实时的数据交换,企业不知道客户在哪里、不知道客户需要什么、不知道给客户提供的产品或者服务如何被使用,那么企业将会被淘汰。


  • 与供应商连接的数字化。企业需要知道供应商有哪些,供应商能力如何,怎么与供应商实现高效交互。


  • 与金融机构、投资机构、审计机构、政府之间连接的数字化。信息的公开产生信任,会极大地降低企业在社会中间的运作成本。


2、数据驱动决策,让财务成为真正的“大数据中心”


目前,疫情对经济和行业的负面影响正在走向深化,经营效率不高、数字化管理能力较弱的企业,将在严峻的市场形势面前举步维艰。应对疫情带来的生存危机,企业不仅要关注国家政策及行业变化,也要做好供应链风险管理,并对自身财务运营状况进行全面的“压力测试”,特别要做好现金流的预测,通过预算进行管控,并在经营过程中再灵活应对。


企业的营销、销售、生产、采购、研发等所有能力的乘积,是企业经营、竞争能力的体现。同时,这些能力需要协调运作,使其达到最优,企业需要通过管理来提升这个协调运作的能力。管理过程需要决策,决策需要信息,财务就需要提供信息,用数据驱动决策,减少不确定性。这是财务的本质。


后疫情时代,作为企业天然数据中心,财务部门亦需要应新而变,改变它作为“账房先生”的传统职责,更多地参与企业经营活动和决策,成为企业的经营伙伴与管理团队的决策支持者,成为企业的“数字神经系统”。

 图11 技术与财务的演变过程[3]


为实现从传统的“账房先生”转向企业的“数字神经系统”,财务需要逐步完成以下几个变化[4]


第一,财务的工业化和信息化。将分散于各地的基础财务业务集中起来,进行专业分工和流程再造,并借助信息化手段,构建覆盖全业务流程的财务信息系统,实现对财务信息的快速处理和实时共享,使财务管理逐步从核算型向管理型转变。


第二,财务的自动化。使用工作流引擎实现系统内自动化、API实现开放系统间集成,以及RPA等自动化工具实现封闭异构系统的连接,将基于规则的、人工重复且耗时的事务性工作进行自动化处理,解放财务人员精力。


第三,财务的智能化。利用人工智能等新技术,为财务提供多个场景的智能化应用,提升效率和生产率,释放人力于更有价值的工作中。


第四,财务的数字化。财务应及时、广泛地采集企业内外部数据,从企业的小数据集,转化成大数据中心,借助经营预测、风险预测的模型和工具,为管理者提供数据驱动的决策支持、深入价值链的业务支持以及更有效的风险控制。



*主要参考文献:

[1]施阳. 2019-nCoV新型冠状病毒肺炎多功能动态看板[EB/OL]. https://ncov.pbihub.cn/, 2020.

[2]陈虎.数字化转型的财务密钥——“数据”和“连接”[EB/OL]. https://zhuanlan.zhihu.com/p/45699207,2018.

[3]IDC,华为.拥抱变化,智胜未来,数字平台破局企业数字化转型[R].2019.原图有改动.

[4]中兴新云, 南京大学, 厦门大学.财务的自动化 智能化 数字化[R].2020.


*作者:

[1]陈虎,中兴新云服务有限公司总裁。

[2]夏立军,上海交通大学安泰经济与管理学院教授、博士生导师,会计系主任。

[3]王泽霞,杭州电子科技大学中国财务云服务研究院负责人。

[4]彭娟,上海交通大学安泰经济与管理学院副教授。