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中国财务云服务研究院

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新冠疫情下企事业单位财务云共享服务体系亟待创建

2020-02-13 来源:财务云研究院

 彭娟    夏立军

上海交通大学行业研究院会计审计行业研究团队 

陈虎

中兴新云服务有限公司 

王泽霞

杭州电子科技大学中国财务云服务研究院

  

2020年初爆发的新冠疫情无疑给正在转型升级、经历着中美贸易摩擦的中国经济带来了更多的不确定性。全国各行各业的大中小型企业都在考虑尽快复工还是延长假期。显然中国经济不能长时间停摆,随着返工潮的来临,给上海这样一个千万级人口的大都市带来了极大的考验。值得欣慰的是,随着互联网技术的不断发展和成熟,一种新的办公模式在疫情下悄然启动和流行,那就是依据互联网技术支持下的“云”办公。而在各类“云”办公中,有多年发展基础而逐渐成熟的“财务云”共享服务体系,将会为未来企业办公提供有效网络化的数据支持、资金调度、信息传递和管理战略决策。

 

一、财务云与财务共享服务

 

财务会计经历了珠算、电算时代后,终于迎来了云计算的新时代。首先,让我们认识一下“财务云”,财务云是将集团企业财务共享管理模式与云计算、移动互联网、大数据等计算机技术有效融合,实现财务共享服务、财务管理、资金管理三中心合一,建立集中、统一的企业财务云中心,支持多终端接入模式,实现“核算、报账、资金、决策”在全集团内的协同应用。在数据驱动下,财务云将成为企业的大数据中心,建立数据中台,对企业内外部的全量、异构、多类型的数据,进行采集、处理与挖掘,释放数据价值,推动企业融入数字化时代。

财务云最初是由中兴通讯、华为、海尔等大型集团公司根据公司多年海内外业务实践创建的“财务共享服务中心”发展起来的。这些全球化公司随着公司海内外业务规模快速的扩大,传统的“原始发票——记账凭证——总账、分类账——各类财务报表”会计处理模式,已经不能满足业务的需要,同时需要大量的基础会计核算人员耗时耗力进行繁琐的记账、登账、核算、编报工作。

虽然经历了90年代后的电算化改革,但在专业化、标准化、流程化和信息化方面显然跟不上业务发展的脚步,与企业突飞猛进的各项业务融合不够,不能及时高效地提供管理决策所需的重要数据,在财务管控方面依然存在诸多困境,标准流程无法统一,集团财务信息收集迟缓且不准确,下属企业财务风险无法监管,业务处理效率低下。现在经过十几年的努力发展这些大型集团企业财务管控转型升级进入了精细化管理阶段,更是因为各种互联网技术进步的支持,财务共享服务系统应运而生。而“财务云”是财务共享管理模式与云计算、移动互联网、大数据等技术有机融合的结果,建立集中、统一的企业财务云中心,可实现财务共享服务、财务管理、资金管理三中心合一,支持多终端接入模式,实现“核算、报账、资金、决策”在全集团内的协同应用。

“财务云”成为管理升级的发动机,打破地域、时间和传统意义上的核算主体的约束和界限,是实现“云”办公的最佳实践。其让集团企业总部和各管理层面的财务管理与会计核算的职能更加清晰与专业、管理更加精细化,从而使得集团财务管控从共享层面提升到真正的及时管理与决策层面,使财务管理者更多的参与业务与运营,深化管理会计、推动财务管控向业务管控转变,实现真正的业财融合。目前财务软件公司已创建的网络报销系统——“报销云”、“资产云”、结合税务系统创建的——“发票云”、“税务云”,以及集资金流、业务流、信息流、实物流四流合一的财务云生态系统等的打造,必将带来财务领域的深刻变革。例如:中兴财务云提出了 “5A”服务理念:寓意着财务能像水和电一样在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)、任何人(Anyone)都可以通过任何工具(Anydevice)获得财务服务(Anything)。


图片来源:中兴新云财务云“5A”服务系统

 

二、 财务共享服务内涵

 

美国作者布赖恩·伯杰伦在《共享服务精要》一书中说到,共享服务本质上是人力、资本、时间以及公司其他资源的优化。应用到财务共享服务之中,可以理解为将财务领域核算、报告等相近的职能和工作整合到一个新的组织机构之中,由它来提供一个公司、团体和组织之中各项财务会计方面的服务,共同为整体利益和战略目标的实现努力。而这个组织机构必须是集中统一、有着明确职责和任务分工、并由专人进行负责的,它不需要承担其他工作任务,存在的目的只是为公司,为集体提供更加高效便利并且真实准确的服务。

从严格的定义上来讲,财务共享服务是一种将分散于各业务单位,重复性高,易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化,并集中到财务共享服务中心统一进行处理,达到降低成本、提升客户满意度、改进服务质量、提升业务处理效率目的的作业管理模式。财务共享服务中心通常是一个独立的实体,设有专门的管理机构,甚至可以在公开市场上和其他企业展开公平竟争。

 

三、 财务共享服务的三个发展阶段

 

财务共享从孕育到诞生,从成熟到发展,伴随着财务管理模式的变革,经历了分散、集中、共享三个阶段:

(一)分散

财务共享服务在初期总是与企业业务发展分不开的,会计核算通常采用按会计主体进行分级核算的模式,即下属公司仍保留原来固有的一套财务组织。财务机构随着企业经营的扩张而扩张,一般来讲每建设一个分子公司或分支机构,在达到一定人员或业务规模后,就会设置一个财务机构支撑当地的财务需求,这就造成了必然的分散型财务核算模式。此种模式在我们对上海各大型企业调研中非常常见,各个分子公司设置财务部门,独立核算,定期将报表层层上报并汇总合并。所以造成了财务基础核算人员很多,会计科目标准不一。

这些分散的财务管理部门,“在不同的地方以相同的标准做事”,自身业务处理完整,但存在着不少弊端。第一,管理层次多,会计主体多,存在大量内部交易,核算复杂,合并报表的工作量大,财务报告层次多、流程长、效率低。第二,各下属公司通常开设各自的银行账户,资金沉淀、周转速度慢、使用效率低。第三,会计信息准确性和及时性差,决策支持功能弱。集团无法对下属公司的运行状况实施有效、及时的监管,形成了一个个信息孤岛,埋下风险隐患。

(二)集中

随着上世纪90年代 互联网技术的发展,使企业财务信息系统的集中成为可能,集中的财务模式得以发展。即集团总部将财务人员、银行账户、资金乃至资源配置权、管理控制权都集中于总部,以此来加强整个集团的财务管控。通过集中处理业务简化了核算层次,避免了内部交易抵销不充分现象,缩短了财务报告流程,并规范了会计核算,加强了财务监控能力。同时集中核算促进了资金集中管理,降低资金沉淀和资金成本。集中的财务管理模式规避了分散模式下所存在的诸多问题,加强了企业对分支机构的集中控制,通过将人员和业务集中“在同一个地方以相同的标准做事”,打破原来的壁全,使信息得以充分共享,财务执行力加强。

(三)共享

随着经济全球化和信息化的发展,在资源有限的条件下,基于价值链的管理,寻找新的经济增长点和企业增值模式,资源的整合成为务企业目标的关键,特别是大数据、云计算、人工智能的技术发展的支持,使得财务共享服务得到快速发展。财务共享服务对流程进行优化再造,对操作进行标准化,对人员进行专业化分工,以一个独立运营的“服务部门”方式再造了财务核算,相对于财务集中而言,其财务工作方式、理念都发生了质的变化。由财务共享服务中心对财务业务进行集成封装,一个服务端(共享服务中心)向多个客户端(成员单位)提供服务,客户端共享服务端的资源。服务端可以根据不同单位业务量的多少在其内部的账务处理单元实现负载均衡。因此,财务会计的工作是对多个企业相同的流程进行的专业化分工处理,在对某一个企业进行账务处理时,不必掌握全部的财务流程就可胜任。财务管理人员则从繁杂的财务工作中解放出来,将精力集中于经营分析和战略规划,提高了对公司的经营决策支持,财务管理人员的职能得以转型,成为企业管理者的参谋、业务伙伴和企业策略合伙人。

 

四、 财务共享服务的作用和转型的迫切性

 

首先,财务共享服务实现了无纸化、电子化、办公地点无区域化限制,将财务方面相关工作高度的集中起来,可以避免很多汇总和审核等重复无效的工作,使得人力成本和资本成本得到节约,人们可以从繁杂的财务账单流程中解脱出来。其次,财务共享服务还可以更加合理的分配集体资源,将有限的资金和人力投入到更加需要的业务上,避免浪费和无效工作、重复工作。最后,财务共享服务也可提高用户体验,通过统一的标准和流程,产出最符合要求和优质的工作成果,进一步提高用户满意度。海尔在实现财务共享后,基础财务人员缩减了70%。

财务共享服务本质就是财务数据处理中心:将大量同质的、重复的、简单的财务业务进行标准化和流程化处理,使财务数据在源头上进行统一后,整合到财务共享服务中心进行集中处理,以形成规模效应,降低人力财力成本,提高业务流程的处理效率,不断提升和创造企业价值的一种新型财务管理模式,也是企业数字化转型的重要一环。

目前,我国已有一批大中型企业开始创建了财务共享服务中心。尤其是中央企业为适应经济结构性调整趋势,央企进入全面深化改革阶段,经营业态多元化,新的产品、业务、商业模式不断涌现;围绕核心主业,整合资源,组建多领域专业化子公司,以集团化形式经营;同时,在“一带一路”倡议的影响下,加快“走出去”的步伐,海外业务进一步扩张。面对竞争激烈的全球化市场和复杂多变的经营环境,央企的管理者们也投眼于管理模式的创新,期望形成应对全球竞争的管理能力。财务部门应主动转型求变,从战略高度及经营视角提供管理决策支持,提升企业国际竞争力。财务共享服务为财务转型提供了先决条件,通过流程再造与技术创新,在成本节约、合规内控、风险管理以及变革推动等多方面有效发挥作用。

2013年,在财政部和国资委的政策鼓励下,央企财务共享服务建设呈快速发展趋势。据2019年9月20日最新数据,国资委直属央企96家,48家已建立或正在建立财务共享服务中心(49%),49家尚未建立(51%),几乎各占一半。2019年6月我院行业研究院的审计会计行业研究团队联合上海国资委、上海市成本研究会、中兴新云,就“数字经济时代上海大型企业财务转型升级”进行了专家教授和企业财务主管的研讨会,与会成员达成一致共识,财务共享是企业财务转型的第一步,财务上云是企业的必然发展趋势。

国家工信部2018年8月发布的《推动企业上云实施指南(2018-2020)》通知指出,2020年云计算在企业生产、经营、管理中的应用广泛普及,全国新增上云企业100万家,创建典型标杆应用案例100个以上,形成一批有影响力、带动力的云平台和企业上云体验中心,这都为财务上云打下了坚实的基础。依托于云计算,财务云能够实现财务信息系统的云化部署——大型企业可以自建私有云,将整个财务信息系统的功能集成在云计算平台中,任何财务业务操作,都可以通过任何一个终端,在云计算平台上完成;中小企业可以采用公有云服务,无需自建财务信息系统,直接租用第三方企业提供的软件即服务(SaaS)财务应用,实现财务服务的按需使用。目前上海企业有上海机场、东方航空、春秋航空、久事集团的体育板块等多家企业都启动了财务共享中心建设,取得良好的转型效果,随着人口老年化、重大疫情、以及二胎政策的影响,一些大型医院和重点高校等事业单位也在进行财务共享的调研和咨询工作,事业单位的财务转型也迫在眉睫。

2020年新年伊始,我们就遭遇了比2003年“非典”更严重的武汉新冠病毒,目前还处在艰难的抗击病毒战役中,我们一定要尽快打赢这一仗,避免对经济造成重大损失,所以希望政府部门大力推进企事业单位的财务共享和未来财务上“云”的工作,加快企事业单位数字化步伐,尤其是大型重点医院面对重大疫情的时候,实现电子化、无纸化的财务云操作,逐步减少桌面和纸面等面对面的服务工作,也是保证医院超负荷情况下还能正常运转的重要环节。

 

主要参考文献

1、《财务上云,引领智能财务新时代》,企鹅号 - 合力财税云资讯,2018年9月。

2、《财务共享服务》,陈虎、孙彦丛 中国财经经济出版社 2018年7月版。

3、《推动企业上云实施指南(2018-2020)》国家工信部,2018年8月发布。

4、《2017中国共享服务领域调研报告》,ACCA、中兴财务云、通用电气(GE)全球运营,2017年。

5、《中央企业财务共享服务建设》,郭奕、赵旖旎、刘雅琼、姚瑶,2019年9月。

6、《数字经济的内涵、挑战及对策分析》,康伟、姜宝,电子科技大学学报, 2018年10月。